Aviso de Privacidad

Esta política explica, en lenguaje sencillo, cómo EKO trata los datos personales. Aplica a la Familia, al Colegio y a sus empleados.

Responsable

EKO, contacto de privacidad: admin@ekocolegios.com · 311 307 8167 · Cali, Colombia.

Razón social y NIT: en trámite de registro; se publicarán aquí en cuanto estén disponibles.

Qué datos tratamos

• Familia/Tutor: nombre, documento, contacto (correo, teléfono), y los datos del/de los menores a su cargo necesarios para el proceso (nombre, edad, grado, documentos de matrícula).
• Colegio: datos de la institución (NIT, cámara de comercio), datos de contacto del rector y empleados autorizados. Cuando el Colegio abre una sede adicional, esta se trata como un perfil de institución propio, con sus propios datos de acceso.
• De uso: dispositivo, notificaciones push (token), y datos técnicos mínimos para operar y dar seguridad.
• Documentos que el usuario carga (identidad, registro civil, EPS, boletines, etc.), que pueden incluir datos sensibles y datos de menores.
• De pago: cuando un Colegio paga su plan o una sede adicional, el cobro lo procesa Mercado Pago; EKO recibe el resultado del pago (aprobado, pendiente, rechazado, devuelto), no los datos completos de la tarjeta o cuenta del Colegio.

Datos de menores y datos sensibles

El tratamiento de datos de menores de edad se hace siempre en su interés superior y requiere la autorización del representante legal. Los documentos que contienen datos sensibles se protegen con medidas reforzadas (control de acceso por rol, aislamiento por institución, enlaces firmados de corta duración, cifrado en tránsito).

Para qué usamos los datos

• Conectar familias con colegios y gestionar solicitudes/admisión/matrícula.
• Mostrar, dentro de la app y solo a la familia autenticada, la información de cupos, precios y disponibilidad de cada Colegio. Esta información nunca se publica en la web pública.
• Poner los documentos requeridos a disposición del Colegio del proceso.
• Habilitar el chat entre Familia y Colegio, y entre Colegio y Admin EKO.
• Procesar el pago del plan o de una sede adicional que contrata un Colegio.
• Enviar notificaciones sobre el proceso.
• Seguridad, prevención de fraude y cumplimiento legal.

No usamos los datos para venderlos ni para publicidad de terceros. No hay analítica de terceros integrada en la plataforma.

Con quién se comparten

• Con el Colegio correspondiente al proceso de esa Familia (y solo ese). Un Colegio nunca ve los datos ni documentos de las familias de otro Colegio.
• Con proveedores que operan por cuenta de EKO: MongoDB Atlas (base de datos), Render (alojamiento), Cloudflare (red del sitio), Resend/SMTP del dominio (correos), Mercado Pago (pagos del Colegio), Google Maps (mapa/ubicación aproximada) y Google reCAPTCHA (protección antifraude en el registro).
• Con autoridades cuando la ley lo exija.

Aislamiento y enlaces temporales

Los documentos se comparten mediante enlaces firmados de corta duración y requieren permiso; no son URLs públicas permanentes.

Cuánto tiempo conservamos los datos

• Mientras la cuenta está activa, se conservan para prestar el servicio.
• Al eliminar la cuenta de una Familia, las solicitudes que no llegaron a matrícula se borran por completo (la solicitud, sus documentos y el estudiante, si no queda ligado a otro proceso).
• Las solicitudes que sí llegaron a matrícula efectiva se conservan como respaldo del Colegio (nombre del alumno, grado, documentos entregados), retirando el dato de contacto de la Familia. En ese caso la cuenta de la Familia no se borra: se anonimiza (nombre, correo, teléfono y contraseña quedan irrecuperables, la cuenta queda deshabilitada).
• La evidencia del consentimiento (qué se aceptó, en qué versión y cuándo) se conserva aunque la cuenta se borre o se anonimice, como prueba de que la autorización existió.

El chat no se borra automáticamente hoy al eliminar la cuenta, y el plazo de conservación de un expediente matriculado y de los registros de pago están sujetos a revisión jurídica.

Tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos y revocar la autorización, escribiendo a admin@ekocolegios.com. También puedes presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

Permisos del dispositivo

Cámara, galería, ubicación y notificaciones se piden solo cuando se usan y se pueden gestionar desde el sistema. La cámara y la galería se usan para subir documentos e imágenes que el propio usuario elige; la ubicación aproximada, para mostrar colegios cercanos en el mapa.

Cookies y almacenamiento del sitio web

El sitio web usa únicamente almacenamiento técnicamente necesario para mantener la sesión iniciada (token de autenticación). No hay cookies de publicidad ni de terceros con fines de seguimiento. El registro usa Google reCAPTCHA como protección antifraude, sujeto a la política de privacidad de Google.

Cambios en esta política

Publicaremos la versión y fecha. Los cambios sustanciales se notificarán y, si la ley lo exige, se pedirá nueva aceptación.

¿Dónde puedo obtener más información?

Si tienes alguna pregunta sobre esta política, escríbenos a admin@ekocolegios.com.